Come avere le nostre frasi ricorrenti in punta di dita, senza doverle digitare ogni volta.

    Chissà quante volte ognuno di noi si sarà trovato, usando il computer o un altro strumento informatico, a dover digitare un testo ricorrente, magari una semplice forma di saluto, oppure l’intestazione di una azienda.

In questi casi farebbe molto comodo avere un “archivio” delle frasi da utilizzare quando ci servono, senza doverle riscrivere ogni volta.

Il metodo più semplice, che non richiede nessun programma aggiuntivo, è quello di preparare un file di testo con le nostre frasi standard; quando ne abbiamo bisogno lo apriamo e facciamo copia/incolla nel documento che stiamo scrivendo.

Sempre meglio che riscrivere tutto da capo ogni volta, ma comunque un tantino macchinoso.

Esistono degli strumenti software che assolvono a questa esigenza, quello che io utilizzo e vi voglio presentare si chiama Phrase Express di Bartels Media Gmbh, eccovi il link per il download:

https://www.phraseexpress.com/download/

Il programma è disponibile per Windows e Mac, oltre che per Android e iOS; per questi ultimi due va cercato sugli store ufficiali. Io ho testato la versione per Windows.

La lingua disponibile è inglese o tedesco, ma credo non sia un problema per l’uso.

La licenza è freeware per uso privato, mentre per uso professionale bisogna acquistare una licenza; al momento dell’installazione si ottiene la versione completa in prova per 30 giorni, trascorsi i quali alcune funzioni saranno disattivate e riceveremo periodicamente degli avvisi che ci propongono l’acquisto.

Una volta scaricato il file di installazione, basterà fare doppio clic su di esso per farlo partire e installare il programma, tra le opzioni proposte vi segnalo solo quelle che vedete in questa immagine:

La prima (would you like to launch…) ci chiede se vogliamo far partire automaticamente il programma ad ogni accensione del computer, chiaramente è consigliato di lasciarla in modo che sia sempre pronto all’uso; da alcune prove che ho fatto ho visto che occupa poca memoria e non rallenta il sistema.

La seconda invece ci chiede se useremo il programma in una rete; questa funzione serve se in un ufficio abbiamo più computer che usano questo programma, nel caso si può creare un unico archivio delle frasi (solo versione a pagamento). Così si possono caricare le frasi una volta sola e usarle su tutti i computer. Qui è meglio togliere la spunta, se l’utilizzo è su un unico computer.

    Terminata l’installazione, ci apparirà una configurazione guidata che io ho sempre chiuso senza leggere (lo so, non si fa…) e troveremo nella nostra barra delle applicazioni, in basso a destra, una icona tipo fumetto con all’interno un punto esclamativo. Con un doppio clic su di essa apparirà la schermata principale del programma:

    La preparazione delle nostre frasi standard è piuttosto semplice, per prima cosa si clicca in alto sul pulsante “New Phrase”, poi nella parte centrale della schermata si inserisce, nella casella “Description” un nome per la stessa (serve a noi per riconoscerla ed eventualmente modificarla); a questo punto nello spazio sotto “Phrase content” andremo a scrivere il testo che ci interessa.

Eccoci ora a quella che io ritengo la parte più importante: sotto la frase che abbiamo appena digitato, dove c’è la scritta “Hotkey” andremo a cliccare uno o più simboli dei tasti proposti e, nella casella dove c’è scritto “None”, sceglieremo dalla lista che appare una lettera, un numero o un simbolo da abbinare alla frase. Attenzione, in questa fase non bisogna premere i tasti sulla tastiera, ma cliccare i simboli sullo schermo.

La memorizzazione è automatica, quindi potremo chiudere la schermata, il programma resterà attivo e vigile con la nostra frase in memoria.

A questo punto ogni volta che andremo a premere contemporaneamente quei tasti che abbiamo scelto, la nostra frase apparirà nel documento su cui lavoriamo, nel punto in cui c’è il cursore.

Io consiglio una combinazione di almeno due tasti, più una lettera/numero; questo per evitare di sovrapporsi con altre combinazioni già esistenti (ad esempio CTRL C per copia), sia per evitare di azionarla involontariamente.

Per le mie necessità, mi bastano pochissime frasi in memoria, di solito uso la combinazione  CTRL ALT e un numero; può essere anche comodo usare una lettera che ricorda la frase stessa (ad esempio I per intestazione, R per risposta, B per dati banca), qui non c’è una regola ma sono preferenze personali.

Nell’esempio ho scelto CTRL ALT e il numero 1. Ogni volta che li premo, è come se scrivessi:

Renato Poletti

www.cam.tv/rennex

    Questo programma è molto più completo di quanto vi ho descritto, ci sono tante funzioni che non ho mai usato e non conosco bene; ad esempio integrandosi con il programma di posta elettronica può creare una frase di risposta inserendo automaticamente il nome di chi ci ha scritto; è possibile anche creare in automatico una frase che contiene data/ora del momento.

    Io però uso solo le funzioni base, comprese nella versione freeware, per le mie necessità è più che sufficiente.

Chi ha necessità più ampie, sappia che esistono tre licenze di prezzo crescente, che sbloccano via via le varie funzioni; trovate i dettagli sul sito

https://www.phraseexpress.com/shop/

    Oltre a velocizzare il lavoro, un vantaggio di questo programma è che ci evita errori di battitura, anche su cose che conosciamo a memoria; pensate ad esempio al numero di Partita Iva o al Codice Fiscale, anche scrivendoli centinaia di volte l’errore è sempre in agguato, specie se si ha fretta. Inserendoli nel programma, basta controllarli bene la prima volta e si sarà certi di scriverli correttamente ogni volta.

    In conclusione direi che si tratta di un programma che merita senz’altro una prova.

Immagine di testata da Pixabay.