Scansionare correttamente i documenti, ecco qualche trucco.

    Sicuramente sarà successo a tutti di dover fornire la copia del proprio documento di identità o del codice fiscale, per stipulare un contratto, ottenere una nuova sim telefonica o per una qualsiasi necessità burocratica.

Se ci si reca di persona in un negozio o in un ufficio si porta con sé l’originale, e di solito loro provvedono a fare la fotocopia; ma se si fa una pratica al telefono o su internet dobbiamo pensare noi a digitalizzare i documenti, per poi inviarli tramite posta elettronica, piuttosto che caricarli direttamente da un sito.

    I metodi per farlo sono sostanzialmente due, scansionare tramite uno scanner (o stampante multifunzione) e fotografare con lo smartphone. In entrambi i casi ci sono alcuni accorgimenti che permettono di ottenere delle immagini chiare e che non diano problemi di lettura.

Che si utilizzi un modo o l’altro, un’ avvertenza importante è quella di togliere sempre il documento da custodie o bustine di plastica che lo proteggono. Questi accessori non sono perfettamente trasparenti e possono causare dei riflessi fastidiosi.

Magari a noi, guardando l’immagine risultante, può sembrare che si legga tutto correttamente, ma dall’altro lato non è detto che ci sia una persona a controllare, può essere un software automatico che non ha la medesima capacità di lettura di un essere umano; può anche darsi che noi siamo tratti in inganno dall’avere in mano l’originale e sapere cosa c’è scritto, quindi ci pare di vederlo anche sulla copia.

    Se si utilizza uno scanner, è consigliabile allineare bene il documento da scansionare, in modo che l’immagine risulti ben dritta. Di solito in un angolo del piano di scansione c’è una freccia che indica l’angolo che risulterà in alto a destra dell’immagine, usiamolo come riferimento.

A sinistra un posizionamento errato sul piano dello scanner, a destra quello corretto.

Per le impostazioni di scansione, una risoluzione di 150 DPI penso che sia sufficiente; se è più alta male non fa, tranne il caso in cui l’immagine risultante abbia un peso in MB eccessivo.

    Passando alla foto con smartphone, anche qui ci vuole qualche piccola attenzione.

Come prima cosa posizioniamo il documento da fotografare su uno sfondo uniforme, va benissimo un comune foglio di carta bianca.

Cerchiamo di posizionarci in modo che il documento sia ben illuminato e che nella foto non appaia la nostra ombra mentre facciamo la foto.

Cosa importante, cerchiamo di inquadrare il documento posizionandoci il più possibile in modo parallelo ad esso, in modo che tutte le parti risultino ugualmente a fuoco e non distorte.

A sinistra una foto di un documento poco leggibile, a destra una corretta.

    Una volta ottenuta l’ immagine del nostro documento e cercando di inviarla, potrebbero sorgere dei problemi; potremmo ricevere degli errori che impediscono l’invio.

Il primo di questi (mi è capitato proprio pochi giorni fa) è che il formato del file non sia accettato.

Nel mio caso non andava bene il formato foto jpg ma richiedevano un documento PDF. Io ho ovviato scansionando di nuovo il documento, avendo cura di scegliere nelle opzioni di scansione il formato corretto; in alternativa si può anche convertire il formato che si ha già, magari con un servizio online.

Il secondo problema può essere la dimensione in MB troppo grande, questo succede perché sullo scanner si è impostata una risoluzione in DPI troppo alta. Può succedere anche se lo smartphone che si usa ha una fotocamera da oltre 10 Megapixel (oramai lo sono tutte), quindi i file risultanti possono essere anche da 5 MB o più.

Qui le soluzioni sono due: o si rifà la scansione/foto con impostazioni più basse, oppure si ridimensiona la fotografia ottenuta. Se non sapete come ridimensionare le fotografie, potete trovare una breve guida a questo link:

Come ridimensionare facilmente le immagini.

    Una cosa apparentemente banale come scansionare un documento potrebbe portare a delle conseguenze poco piacevoli, se non eseguita con cura; pensate ad esempio ad una lettera del codice fiscale non letta bene, si dovrebbe poi perdere tanto tempo per far correggere l’errore.

Vale quindi la pena di dedicare qualche minuto in più per questa operazione e per controllare il risultato prima dell’invio; tanto più che le scansioni/foto ci rimarranno per uso futuro, fino a che quel documento non sarà scaduto.

Foto di testata da Pixabay