Posta elettronica aziendale, le prescrizioni d’uso per la P.A.

       La posta elettronica è un valido strumento di comunicazione, che permette maggiore rapidità ed economia rispetto a quando si usava la posta cartacea.

Sia nelle aziende private che nella pubblica Amministrazione il suo utilizzo è stato implementato all’inizio senza avere delle vere e proprie linee guida, poi nel corso del tempo sono venute alla luce delle problematiche quali la sicurezza e la riservatezza dei dati. Cito ad esempio il famoso regolamento G.D.P.R.

Qualche giorno fa stavo sfogliando l’albo pretorio online di un comune e mi è capitato sott’occhio un provvedimento riguardante proprio l’utilizzo della posta elettronica dell’ente e le indicazioni ai dipendenti per il suo utilizzo, in modo da rispettare tutte le leggi in materia. 

Ne riporto alcuni passaggi con dei miei commenti.

“... così come suggerito dal Garante (linee guida per posta elettronica e internet [doc. 1387522]), è buona norma rendere disponibili prima di tutto indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad esempio, [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], etc.), eventualmente affiancandoli a quelli individuali (ad esempio, [email protected], [email protected], [email protected])”

Qui si consiglia di usare prevalentemente degli indirizzi che fanno riferimento all’ufficio e non alla singola persona, in modo da evitare diffusione di dati personali del dipendente ed evitare possibili confusioni tra posta aziendale e personale.

“In particolare, si ritiene opportuno prima di tutto indicare al lavoratore che l’utilizzo dell’account nominativo deve avvenire per soli fini strettamente collegati all’attività dell’Ente, vietandone l’utilizzo privato.”

Questa a me pare una indicazione persino superflua, credo sia ovvio che la casella di posta aziendale si usi solo per scopi aziendali, che ci si trovi nel settore privato come in quello pubblico. Tanto più che oggi tutti hanno una casella di posta (ad esempio l’account Google che si utilizza nei dispositivi Android è anche una casella di posta Gmail); magari una volta era più difficile avere una casella personale e poteva venire la tentazione di usare quella del lavoro, ora non serve più.

Più avanti nel testo viene scritto specificatamente che è vietato l’uso personale della casella di posta dell’ente, inoltre vi sono queste prescrizioni per i dipendenti:

“È fatto divieto a tutti gli utenti di utilizzare il servizio di posta elettronica per inviare messaggi dannosi, di tipo offensivo o sconveniente, come ad esempio, a titolo non esaustivo, messaggi che riportino contenuti o commenti oltraggiosi su argomenti sessuali, razziali, religiosi, politici, ecc. e comunque ogni altra tipologia di messaggio che possa arrecare danno alla reputazione dell’Ente. È inoltre vietato l’uso del servizio di posta elettronica a scopi commerciali o di profitto personale e per attività illegali….”

Sono anche specificati i casi previsti e le modalità da usare per eventuali ispezioni.

Passando al capitolo sicurezza, vi sono delle indicazioni per un utilizzo consapevole della e-mail, che eviti la diffusione di dati sensibili e metta in pericolo la sicurezza del sistema informatico:

“Gli utenti del servizio di posta elettronica sono avvisati del fatto che: … La natura stessa della posta elettronica la rende meno sicura di quanto si possa immaginare. Ad esempio, i messaggi di posta elettronica spediti ad una persona possono essere facilmente inoltrati ad altri destinatari.”

“Gli utenti pertanto devono esercitare la massima cautela nell’uso della posta elettronica per comunicare informazioni riservate o dati sensibili.”

Il problema della sicurezza dei dati comincia ad essere più riconosciuto, si mette in atto la necessaria formazione al personale per un uso consapevole dello strumento.

Infine passiamo dalla sostanza alla forma, si parla anche del modo di comporre i messaggi, del tipo di scrittura, ciò che va sotto il nome di netiquette:

“...le regole di netiquette legate alla scrittura delle email:
 Si scrive sempre in minuscolo: il MAIUSCOLO viene interpretato come un messaggio “urlato”. 
È consigliabile usare solo caratteri alfanumerici di uso comune e non utilizzare caratteri speciali che non sempre sono interpretati correttamente dal destinatario. 
È buona norma limitare la lunghezza del messaggio….
Scriveew sempre l’oggetto della mail…..

Rileggete almeno tre volte avete ciò che scritto prima di inviarlo.”

Queste indicazioni sono utili per tutti noi, al lavoro o fuori, ogni tanto dovremmo rileggerle e sforzarci di applicarle.

Il testo completo del documento si può visionare dal sito del Comune di Villa di Tirano (SO), sezione Albo Pretorio, n. reg. 792/2020, ecco il link diretto:

Disciplinare interno per l’uso della mail.

Penso che l’utilizzo degli strumenti digitali, in tutte le loro implicazioni, sia un argomento ancora sottovalutato anche nelle aziende private specie quelle più piccole; è necessaria una maggiore formazione e consapevolezza dei lavoratori. 

Magari una lettura completa di questo documento può dare utili indicazioni a molti.

Immagine di testata da Pixabay.