Come organizzare un evento di successo
L’organizzazione di un evento rappresenta il modo migliore per accrescere la visibilità di un’azienda e creare un raccordo efficace con il territorio e con altre aziende che potrebbero diventare partner delle azioni intraprese.
La parola-chiave dell’organizzazione di un evento è sicuramente pianificazione,
non ci si può affidare all’improvvisazione, né ci si può permettere di apportate variazioni all’ultimo minuto.
Bisogna, infatti, definire in modo chiaro tutte le fasi dell’organizzazione, considerando tutti gli altri fattori che entrano in gioco.
In primo luogo, ovviamente, bisogna avere chiaro l’obiettivo da raggiungere, strettamente connesso al tipo di evento che si vuole organizzare.
Di che tipo di evento si tratta?
Possono essere diversi, ad esempio la presentazione di un prodotto innovativo su cui un’azienda conta molto, la celebrazione di una ricorrenza, la raccolta di fondi per finalità benefiche.
Il budget è il punto di partenza!
perché devono essere pianificate in modo accurato tutte le voci di spesa.
Per raggiungere l’obiettivo è importante rendere l’evento piacevole e curare in modo particolare il discorso da tenere per l’occasione, una presentazione chiara, precisa e intervallata da battute simpatiche per creare un clima disteso.
Il bacino di utenza a cui è destinato l’evento è molto importante!
bisogna destinare gli inviti a persone che svolgono un certo ruolo, che godono di una certa notorietà e che hanno anche familiarità con l’argomento-chiave a cui si ispira l’evento.
La scelta della data e dell’ora è anche un altro elemento importante
bisogna tener conto delle esigenze degli ospiti, non si può correre il rischio di ritrovarsi con un’enorme sala prenotata con pochi ospiti imbarazzati che guardano continuamente l’orologio o il telefonino!
A questo punto non resta che scegliere la location!
Ovviamente le varie opzioni dipendono anche dalla stagione in cui si organizza l’evento, dal numero degli ospiti e dal budget.
Una location accattivante aumenta il successo dell’evento, l’ambiente dovrà essere accogliente, gli spazi ampi e non ristretti. Non bisogna trascurare l’importanza del passa-parola, gli ospiti riporteranno all’esterno le loro impressioni positive e accresceranno la visibilità e anche la credibilità di chi si è occupato dell’organizzazione dell’evento
Chi presenta l’evento dovrà essere in grado di richiamare l’attenzione
Suscitando anche l’ilarità dei presenti con qualche battuta simpatica, ma sempre elegante e mai volgare.
Il discorso di presentazione dovrà essere chiaro e comprensibile a tutti e chi si assume il compito di parlare alla platea dovrà usare un eloquio fluido, mostrandosi disinvolto e modulando il tono di voce in base alle diverse situazioni. Gli ospiti dovranno avere la sensazione di essere i protagonisti dell’evento.
E' opportuno accoglierli offrendo bevande di vario tipo e, all’occorrenza predisporre un buffet, mettendo anche in conto che tra gli ospiti potrebbero esserci anche persone vegetariane o intolleranti al glutine.
Ultimo dettaglio importante, i gadget, piccoli e deliziosi oggetti sempre graditi agli ospiti.