Così ho incontrato chi gli ATS li costruisce e ho raccolto le informazioni più utili in questo articolo.
Basta favole e spauracchi!
E basta lamentele, il mondo va avanti, che siamo d'accordo o no.
Meglio saperlo affrontare.
Se ti interessa il mondo del lavoro, se vuoi cercare o cambiare posizione, se sei semplicemente curioso di capire come l'uomo sta utilizzando la tecnologia anche in questo campo leggi e fammi sapere la tua esperienza concreta.

Come scrivere un CV a prova di ATS

Un ATS, acronimo di Applicant Tracking System, è un tipo di Software che viene utilizzato dalle organizzazioni e in particolare dai Recruiter per gestire a 360 gradi il processo di Ricerca e Selezione di candidati.
Non si tratta di un’applicazione per scartare i Cv, come molti credono, ma di un supporto che aiuta i Recruiter dalla pubblicazione dell’annuncio alla raccolta dei CV, alla somministrazione di test, etc. fino ad arrivare all’assunzione del candidato prescelto.

Perché i Recruiter scelgono di utilizzare un Software invece di leggere i CV?

L’utilità di un ATS è quella di far risparmiare tempo nei processi ripetitivi e meno rilevanti, ad esempio nella pubblicazione degli annunci su portali diversi.
L’ATS serve poi per mettere in ordine di rilevanza le candidature, quindi permettono al Selezionatore di esaminare per primi i CV che rispondono meglio alle richieste espresse nell’annuncio.
Questo può essere un vantaggio anche lato candidato.

Come funziona un ATS?

Se parliamo dello screening dei CV, ovvero della valutazione degli stessi per capire quali sono più in linea con l'annuncio pubblicato, il Software opera una ricerca di parole e se le trova deduce che la candidatura sia valida.
Ovviamente l'ATS non opera in autonomia, è invece il Recruiter a impostare i Filtri di Rilevanza, quindi è un essere umano che dice alla macchina che determinate parole sono la risposta giusta, così un CV arriva in altro alla classifica e un altro no. 

Posso essere scartato da un ATS a causa dell’età, del sesso o del luogo di residenza lontano dalla sede di lavoro?

Abbiamo visto che l’ATS è una macchina e che è un essere umano a impostare di parametri di selezione, dovremo convenire che il Software non discrimina nessuno, è l’azienda a farlo.
Inoltre c’è una differenza sostanziale tra ‘ordinare le candidature per rilevanza’, ovvero per rispondenza alla richiesta, e cancellare quelle che non presentano determinati requisiti.
Nel primo caso il Recruiter comincia a leggere i CV da quelli dei candidati più in linea con la richiesta ma nessuno verrà scartato dalla macchina.

Se ho scritto nel CV un sinonimo della parola ricercata dal Selezionatore verrò scartato? 

Può accadere che io mi definisca abitualmente ‘Developer’ ma che il Recruiter abbia impostato come Parola Chiave ‘Sviluppatore’. Che succede?
Alcuni ATS hanno funzioni di ricerca semantica, quindi riconoscono i sinonimi, addirittura sono in grado di rilevare gli errori di digitazione e di riconoscere anche i termini errati, altri no.
Sarà quindi compito di chi imposta i filtri elencare eventuali sinonimi o abbreviazioni o traduzioni per evitare di scartare per errore un candidato in linea.
Compito di chi scrive il CV è leggere la Job Description (l’Annuncio) con attenzione e ‘ricalcare’ le parole chiave, il linguaggio aziendale.
Se sei un Commerciale e rispondi a una ricerca di Sales utilizza la parola ‘Sales’ nel CV, in questo modo anche gli ATS senza ricerca semantica ti troveranno e il Recruiter ritroverà un’affinità linguistica che avvicina e facilita.

Cos'altro può fare il Candidato?

E’ importante anche il mindset, il modo in cui leggiamo il mondo: ricordiamoci che inviare un CV non è una guerra contro il Recruiter perché il suo obiettivo è quello di scegliere la persona con le giuste competenze, non di scartarla!
Trasformare la ricerca di lavoro in una lotta contro la macchina sposta la responsabilità all’esterno e ci lascia con un senso di impotenza.
Meglio considerare che in questa epoca storica ogni settore si sta digitalizzando e anche chi cerca lavoro deve conoscere gli strumenti comunemente utilizzati e capire come inviare candidature leggibili.
Altro suggerimento è quello di leggere con attenzione l'annuncio e capire di cosa ha bisogno l'azienda in modo da scrivere un CV nel quale il Recruiter trovi facilmente ciò che cerca (aiutiamoci con la sintesi e il grassetto per evidenziare gli elementi più rilevanti in termini di matching, di incontro tra le nostre caratteristiche e le richieste della job).

Quindi, come scrivere un CV a prova di ATS?

Prima di tutto scrivendo un Cv su misura per la mansione e l’azienda alla quale viene mandato.
Nell’annuncio di lavoro si possono trovare tutte le informazioni più importanti come titolo di studio, competenze ed esperienze richieste e sarà importante riportare tali informazioni nel CV.
Altre informazioni si potranno reperire sul sito aziendale o sulla Pagina Linkedin.
Le regole generali poi valgono sempre:

• brevità, semplicità, chiarezza e ordine
• organizzazione logica dei concetti
• scelta di un font leggibile (ad esempio Sans Serif)
• minima personalizzazione grafica ma con gusto
• rilettura per evitare errori (io mi affido ad altri per rileggere i miei testi, perché non mi accorgo dei miei errori)
• scelta accurata del linguaggio tecnico (solo se necessario)
• suddivisione del testo in paragrafi per evitare il muro di testo
• eventuale uso di elenchi
• grassetto per evidenziare concetti rilevanti (parole chiave).

E' proprio indispensabile personalizzare ogni CV?

Sì. A volte la personalizzazione sarà minima, ma è importante rilevare e riportare le parole chiave utilizzate dal Recruiter, perché questo ci darà la sicurezza di non essere scartati per aver utilizzato un sinonimo che il Software non aveva in memoria.
E' importante anche eliminare ciò che non è pertinente: un testo più breve è più facile da leggere e fa risaltare meglio le informazioni rilevanti.
Meglio meno CV ma accurati che molti ma non personalizzati.

Cosa sono le Parole Chiave in pratica? E dove le trovo?

Le Parole Chiave sono le precise parole che identificano concetti rilevanti: competenze, titolo di studio, mansione, etc. e si trovano nell'Annuncio.
Sono le parole che l’ATS, ma anche il Recruiter, andranno a cercare per verificare la corrispondenza con il Profilo ricercato, il matching.

Quindi un buon CV è scritto sia per il Software che per il Recruiter, perché entrambi andranno a ricercare una corrispondenza che è poi il matching delle Parole Chiave.

Come fa un ATS a valutare tutto quel che un candidato porta con sé oltre alle Hard Skill? Tutto ciò che è personalità, motivazione, carattere?

Alcune attitudini saranno sicuramente riconoscibili a precise keyword, che quindi andranno inserite se possedute (ad. esempio ‘propensione a lavorate in team’) ma la valutazione della Persona e del suo insieme sarà sicuramente riservata al colloquio con il Recruiter.
Il primo screening operato da un Software (o da un Recruiter) dovrebbe essere condotto solamente sui requisiti necessari (IN/OUT).
Ad esempio: se cerco un Ingegnere edile iscritto all’Albo perché deve firmare dei progetti di entità o caratteristica tale che richiedano esclusivamente quei titoli dovrò per forza scartare gli Architetti ed i Geometri.

Quindi basta inserire le Parole Chiave per non essere scartati da un ATS?

In effetti ci sono alcune piccole accortezze a cui fare attenzione:

• molti Software non sono ancora in grado di leggere le immagini, quindi meglio controllare che il testo del CV, anche creato in Canva e presentato in PDF, sia evidenziabile con il mouse del PC.
• Attenzione anche alle Infografiche, alle tabelle, alle intestazioni di pagina o alle competenze espresse con barrette o immagini quali stelline etc. Meglio accompagnarle con una parola (buona, ottima…) o con una percentuale.

In ultima analisi possiamo dire che un buon CV è scritto pensando prima di tutto all’azienda alla quale è indirizzato e con qualche accortezza che assicuri che venga letto da un eventuale Software.

Tutte le aziende utilizzano gli ATS?

No, non tutte, ma sono sicuramente in aumento.
E' più frequente trovarli in aziende medio-grandi oppure con importanti quantità di selezioni o anche in aziende piccole che, però, vogliano essere attente alla corretta conservazione dei dati (mi riferisco alle ultime norme quali GDPR etc.).

Come la vedo io, da HR e da Career Coach?

La lotta non è contro l’ATS ma al miglioramento continuo di noi stessi e del nostro modo di proporci attraverso la consapevolezza, la ricerca di informazioni e l'aggiornamento continuo.
Del resto il mondo avanza e se non possiamo fermarlo è meglio conoscerlo e farcelo amico.

Alcuni esempi di progresso nel mondo della Ricerca del Lavoro?

Linkedin, uno strumento da non trascurare assolutamente, ma anche l’Identità e la Reputazione Digitale: tenerle monitorate è ormai indispensabile.
E l’Intelligenza Artificiale? Applicata agli ATS permette ad esempio al software di autoapprendere e addirittura di comprendere il testo anche in caso di errori di battitura.
Credo che possiamo aspettarci grande cose se l’uomo riuscirà ad usare la macchina e a non farsi usare, per pigrizia o impreparazione.




Se ti interessa ascoltare questo argomento dalla viva voce di chi gli ATS li costruisce guarda le mie interviste a Matteo Cocciardo, CEO e Co-Founder di In-Recruiting e a Andrea de Vita, Responsabile Marketing e Comunicazione di Altamira.
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Ecco un'altra intervista sull'argomento:







Credits:

• Prima fotografia di Alex Knight in Unsplash
• Seconda fotografia di Blake Wisz in Unsplash
• Terza fotografia di Markus Winkler in Unsplash
• Quarta fotografia di NordWood Themes in Unsplash
• Quinta fotografia di Andy Kelly in Unsplash

Un grazie speciale a chi mi ha fornito gran parte delle informazioni:

• Matteo Cocciardo, CEO e Co-Founder di In-Recruiting
• Andrea De Vita, Responsabile Marketing e Comunicazione di Altamira