Sei Sempre di Corsa e Sotto Pressione?

Sei sempre di corsa? Salti da un problema e da un’urgenza all’altra? Sei stressato e sotto pressione?

Forse non stai facendo buon uso del tuo tempo.

Leggi questo articolo per vedere se è effettivamente così.

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Due sono i fattori principali che guidano le nostre scelte nell’uso del nostro tempo lavorativo:

1. L’URGENZA 
2. L’IMPORTANZA

Così Stephen Covey, nel suo libro “The Seven Habits of Highly Effective People”  ha schematizzato la Matrice della Gestione del Tempo.

Nel Quadrante Q1 ci sono le attività Importanti e Urgenti. Quelle tipiche delle crisi.

Nel Quadrante Q2 le attività Importanti ma Non Urgenti. Tipiche delle opportunità.

Nei quadranti Q3 e Q4 rispettivamente le attività Non Importanti, Urgenti e Non Urgenti. Tipiche delle attività "apparentemente" urgenti e delle perdite di tempo.

Per fare un esempio attinente al tuo lavoro di Responsabile Qualità, vediamo quali potrebbero essere alcune tue attività in ciascun quadrante.

Come vedi nel quadrante Q1 ci sono per esempio tutte quelle attività che sei costretto a fare quando improvvisamente scoppiano dei problemi di qualità gravi e devi ovviamente gestirli con la massima urgenza.

Oppure, sempre nel quadrante Q1 trovi per esempio le attività in ritardo del Sistema di Gestione della Qualità che non puoi più rimandare.
Il Quadrante Q2 è invece quello tipico delle attività di Prevenzione, Miglioramento e Crescita Professionale.
Sono attività Importanti ma non Urgenti perché spesso sono opportunità di miglioramento che non ti sono imposte da eventi esterni e non hanno delle scadenze.
La maggior parte delle volte sei tu che decidi se e quando farle.
Nel Quadrante Q3 trovi invece quelle attività apparentemente urgenti spesso figlie di agende di altre persone che a loro volta non fanno buon uso del loro tempo.
Sono apparentemente urgenti perché ti chiedono subito attenzione anche se in realtà quasi sempre potrebbero essere rimandate nel tempo.

Infine nel Quadrante Q4 trovi tutte quelle attività che, o sono vere e proprie perdite di tempo, o contribuiscono in modo insignificante ai tuoi obiettivi di Miglioramento della Qualità.

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Ora, prova a pensare a una tua giornata media di lavoro.

In quali quadranti mediamente passi la maggior parte del tuo tempo?

Sei sempre di corsa? Allora è molto probabile che tu passi molto tempo sotto la pressione dell’urgenza (Quadranti Q1 e Q3).

Le urgenze con cui hai a che fare sono delle reali situazioni di crisi (Quadrante Q1)? 

Quanto tempo passi in attività di miglioramento, prevenzione e crescita professionale? (Quadrante Q2)

Poco? 

Ahi! Allora ecco spiegato perché sei sempre di corsa.

Se non ti dai il tempo per migliorare sei destinato a correre fino a che non avrai più fiato.

E non credo che sia questo che tu vuoi.

E allora vediamo un po’ che cosa puoi fare per rallentare la tua corsa, raggiungendo paradossalmente in meno tempo i tuoi traguardi.

Comincia a farti un esame di coscienza. 

Ti sei così abituato all’adrenalina dell’urgenza, che quando manca non ti sembra di lavorare e forse addirittura temi che qualcuno possa pensare male di te?

Sei quindi inconsapevolmente diventato dipendente dalla droga dell’urgenza?

Bè, in parte ti posso anche capire.

Essere molto impegnati e sempre di corsa è quasi diventato uno status symbol in azienda.

Se sei sempre di corsa e impegnato, sei importante. Nel caso contrario  quasi ti vergogni.

Sii onesto con te stesso. Se ti riconosci in questo quadretto è arrivato il momento di cambiare rotta.

Non puoi permetterti di non avere tempo per le importanti attività di Miglioramento, Prevenzione e Crescita Professionale del Quadrante Q2.

Il problema è che purtroppo, siccome non sono attività urgenti, quasi sempre le rimandi sperando che un giorno avrai il tempo per farle.

Questa rimarrà una vana speranza se non cambi il modo con cui decidi di disporre del tuo tempo.

Vediamo perciò in pratica cosa devi fare.

Prendi l’abitudine di pianificare ogni Lunedì mattina la tua settimana lavorativa.

Per prima cosa prenota il tempo da dedicare alle Opportunità di Miglioramento del Quadrante Q2.

Scegli i momenti della tua giornata dove è più improbabile essere disturbato da interruzioni e telefonate.

In ogni caso, proteggi sempre questo tempo evitando di rispondere al telefono o di farsi interrompere dal richiamo di attività non importanti in apparenza urgenti.

Eh sì, forse mi dirai, ma come devo fare se sono già sovraccarico di lavoro e non ho tempo?

Bé, rispondi a questa domanda: “Sei effettivamente sempre sommerso da continue emergenze?”

Se questa è la tua situazione media, allora forse o hai rimandato per troppo tempo le attività di miglioramento, o potresti avere un problema di risorse.   

Se invece non è questa la tua situazione media, allora sai già cosa devi fare.

Riduci o smetti di fare attività Non Importanti. 

Impara, per esempio, a rinunciare a riunioni “popolari” poco importanti per te.

Difendi il tempo che dedichi al Miglioramento non permettendo interruzioni o telefonate continue. 

Non perdere tempo in attività burocratiche di poco conto o in lamentele e gossip con i colleghi.

Eliminando o riducendo le attività non importanti, avrai finalmente tempo per dedicarti a ciò che veramente fa la differenza nei risultati.

Inoltre mano a mano che ti abituerai a disporre saggiamente del tuo tempo, presto ti accorgerai che le Crisi del quadrante Q1 cominceranno a diminuire.

Infatti, sai bene che quando lavori sulla prevenzione, sul miglioramento e la crescita professionale, i problemi di qualità inevitabilmente diminuiranno, liberando così altro tempo in una spirale sempre più virtuosa.

In breve, la chiave di volta sta nel cercare appunto di ridurre al minimo possibile le attività non importanti, anche se a volte possano sembrare urgenti. 

Il tempo a tua disposizione è limitato e, come anche insegna il Principio di Pareto, è bene usarlo per quelle attività che hanno il maggiore impatto sui risultati.

“Put First Things First” dice Stephen Covey.

Quando pianifichi la tua settimana di lavoro, devi cioè prima riservare il tempo per le attività importanti e solo dopo puoi trovare del tempo per le attività meno importanti. 

La metafora del vaso (il Tempo a tua disposizione) e delle pietre grandi e piccole (Le tue Attività importanti e poco importanti) fa capire straordinariamente bene perché.

Trova il Tempo di guardare questa metafora nel divertente video “Gestione del tempo con Stephen Covey”. 

Poi, dal prossimo Lunedì pianifica la tua settimana lavorativa seguendo la regola “Put First Things First”.

Ripeto ancora per l’ultima volta: riserva il giusto tempo alle IMPORTANTI Opportunità di Miglioramento, Prevenzione, e Crescita Professionale.

Non puoi permetterti di non farlo.

Al prossimo articolo!

Roberto