SEI ASCOLTATO DAI TUOI FORNITORI?

Se la tua voce fa fatica a farsi sentire dai Fornitori è probabile che tu non abbia sufficiente autorità.

Certo non sempre è facile avere voce in capitolo nella gestione delle forniture.

Il Responsabile degli Acquisti ha in mano i cordoni della borsa e se i fornitori devono scegliere se ascoltare te o lui penso che la risposta tu la conosca già. 

Ora, purtroppo se la tua voce è poco ascoltata, sarà molto difficile che tu riesca a ottenere qualche miglioramento nella qualità delle forniture.

Soprattutto con i fornitori che si sentono in qualche modo protetti dagli Acquisti per i loro prezzi diciamo molto competitivi.  

Se però ti rassegni ad accettare questa situazione, come ormai sai è molto probabile che prima o poi dovrai pagarne il prezzo. 

Che fare quindi? 

Non perdiamo tempo e vediamo subito che cosa potresti fare.

Un modo ragionevolmente rapido per essere ascoltato dai fornitori è quello di convincere la Direzione che è necessario migliorare la qualità delle forniture. 

Se riesci in questo intento la Direzione ti darà tutta l’autorità che serve per farti ascoltare attentamente.

Come fare per convincerla?

Comincia col raccogliere i dati che servono allo scopo e con questi prepara una presentazione convincente per la Direzione.

Parti dalla situazione attuale facendo un diagramma che mostri quanti problemi di qualità nelle forniture ci sono stati negli ultimi 12 mesi.

Fai per esempio un diagramma come questo.

Guardando questo diagramma, la Direzione può già farsi un’idea della frequenza dei problemi e del suo impatto sulle risorse e sul tempo necessario alla loro gestione.

Se la frequenza dei problemi è alta, potrebbe già essere sufficiente a convincere la Direzione della necessità di migliorare.

Per completezza comunque ti consiglio di fare anche il diagramma di Pareto evidenziando i fornitori responsabili del 60-70% dei problemi.

I primi 5 fornitori in questo esempio

È bene che la Direzione conosca quali sono i fornitori più  “problematici”.

Soprattutto se tra questi ci sono i fornitori scelti dagli Acquisti per i prezzi “altamente competitivi”.

Ora però è necessario che io faccia un breve inciso per avvertirti che se tra i fornitori “problematici” ci fossero dei fornitori che ti consegnano grossi volumi di prodotti, quasi certamente la Direzione o gli Acquisti ti faranno questa obiezione: 

“Eh ma questa situazione non tiene conto del volume di prodotti forniti!

Per fare un confronto equo tra i fornitori bisogna rapportare il numero di Problemi al numero di consegne fatte o al numero di prodotti forniti!

Considerando i volumi che ci forniscono il loro livello di Qualità è già buono, non è qui che si deve intervenire”

Questa è un obiezione che quasi certamente ti faranno anche gli stessi fornitori.

Ti dirò quindi come rispondere a questa obiezione in modo risolutivo.

Prima Risposta

L’assunzione che il Numero di Problemi di Qualità sia proporzionale ai Volumi di prodotti forniti è FALSA.

Una linea di produzione con i giusti controlli e le giuste manutenzioni, può “sfornare” 100.000 prodotti all’anno senza alcun difetto.

Una linea di produzione con controlli e manutenzioni inadeguate al contrario può avere un sacco di problemi di qualità anche solo se produce 10.000 prodotti all’anno.

Il numero di problemi qualità è proporzionale all’efficacia del sistema qualità non al numero di prodotti forniti.

Seconda Risposta

È la frequenza dei problemi che fa “male” all’azienda. Oltre un certo limite, i problemi non sono più facilmente gestibili e le perdite dell’azienda aumentano proporzionalmente.    

Le risorse di un azienda sono limitate. Avere a che fare con dieci problemi al mese anziché con un problema al mese fa un enorme differenza.

Ecco perché è importante tenere basso il numero dei problemi di qualità.

Un indicatore dei problemi di qualità rapportato al numero di consegne, non fa vedere con chiarezza dove intervenire prioritariamente per ridurre questo numero in modo significativo. 

________________________________________________________________________________________

Queste due risposte sono in genere sufficienti a far cadere le obiezioni della Direzione e degli Acquisti.

A volte però ti potrà capitare che qualche fornitore un po’ insistente non si accontenti di queste spiegazioni.

In questi casi ti suggerisco di tagliare corto rispondendo più o meno così:

Risposta per Fornitori Insistenti

«Se il vostro problema è quello di avere troppi prodotti da consegnare, è un problema che possiamo risolvere velocemente! 

Proprio perché consegnate molti prodotti dovete avere una prestazione eccellente.

La mia azienda non può permettersi di avere più di un certo numero di problemi all'anno e voi siete uno dei maggiori creatori di problemi!

Per mia esperienza, questa risposta chiude ogni ulteriore discussione.

________________________________________________________________________________________

Chiudo quindi questo breve inciso, e passiamo a vedere cos’altro puoi aggiungere alla tua presentazione per convincere la Direzione che è necessario migliorare la qualità delle forniture.

Se pensi che la frequenza dei problemi non sia sufficiente già di per sé allo scopo, devi completare la tua presentazione con dei dati sulle perdite che la tua azienda subisce a causa dei difetti nelle forniture. 

Cerca perciò di raccogliere dati reali o stime o esempi che permettano alla Direzione di farsi un’idea attendibile di queste perdite.

Nel computo considera,  per quanto possibile queste tre categorie di perdite:

1^ Categoria: I Costi 

In questa categoria rientrano tutti i costi che per qualsiasi motivo  non sono  ribaltati sui fornitori. 

Spesso, per esempio non sono ribaltati gli extra costi per la gestione dei problemi o sono comunque largamente sottovalutati.

Altre volte è difficile ribaltare costi importanti se i fornitori non sono assicurati e non possono sostenerli. 

Altre volte ancora il fornitore rigetta la responsabilità del problema e diventa perciò molto difficile recuperare i soldi spesi

2^ Categoria: Le Perdite di Fatturato

Hai perso dei clienti o rischi di perderli per problemi di qualità nelle forniture?

Se ci sono di questi casi evidenziali molto bene.

Le perdite o anche solo il rischio di perdere del fatturato fanno rizzare immediatamente le antenne della Direzione

3^ Categoria: La Riduzione dell’Efficienza Produttiva e i Ritardi nelle Consegne 

Se i problemi di fornitura hanno un impatto non trascurabile sulle efficienze produttive e sui ritardi di consegna, i Responsabili della Produzione e della Logistica saranno ben lieti di darti tutti i dati e il supporto che ti servono

________________________________________________________________________________________

Bene, una volta che hai raccolto questi dati e hai completato la tua presentazione sei  finalmente pronto a incontrare la Direzione.

Concorda perciò una data e non dimenticare di coinvolgere anche gli  Acquisti.
Nell’incontro dovrai far parlare solo i dati. Evita discussioni e polemiche con gli Acquisti di fronte alla Direzione.
Ricorda che il tuo obiettivo è quello di convincere la Direzione che è necessario migliorare la Qualità delle forniture.
Se riuscirai nell’intento, questo ti darà l’autorità e il supporto sufficienti a farti prendere seriamente in considerazione dai tuoi fornitori.
Sii però ben consapevole che sebbene questo sia un primo passo importante, da solo non è sufficiente a garantirti che otterrai dei risultati.
Il supporto della Direzione ti aiuta a essere ascoltato dai fornitori, ma da questo momento in poi diventa importante ciò che tu gli chiederai di fare.

Se le tue richieste fossero inadeguate, neanche il supporto della Direzione ti aiuterà a ottenere dei risultati.    

Questo però sarà l’argomento di un prossimo video.
Mi fermo qui esortandoti come al solito all’azione.

Per qualsiasi dubbio o chiarimento contattami scrivendo nei commenti o via email a: [email protected].

Se ancora non segui questo canale, clicca sul pulsante “Segui” in alto a destra del video per essere avvisato ogni volta che pubblicherò dei nuovi contenuti.

A presto!

Roberto