I Problemi del Responsabile Qualità

Secondo articolo della serie “I Problemi del Responsabile Qualità”.

Il Responsabile Qualità spesso non ha un effettivo potere decisionale nella scelta e nella gestione dei fornitori.

In teoria le procedure del Sistema Qualità  dovrebbero metterlo in condizione di dire la sua sui fornitori, ma in pratica è spesso succube delle decisioni e scelte dell’Ufficio Acquisti, non di rado supportate anche dalla Direzione.

Se i fornitori percepiscono che l’RQ ha poca voce in capitolo, è difficile che riesca a ottenere dei miglioramenti significativi nella Qualità delle Forniture.

Estratto dal libro “Fare Qualità è possibile”, descrivo uno dei classici problemi dei Responsabili Qualità attraverso le riflessioni di Nicola Gori (nome di fantasia dell’RQ protagonista del libro). 

Un Fornitore da far Crescere

Sono appena entrato in ufficio e già il telefono squilla. È Ivan del Controllo Accettazione Arrivi.

«Ciao, Nicola. Puoi venire per favore in Accettazione Arrivi? Il solito fornitore ci ha ancora una volta mandato un lotto di staffe con lo stesso problema dell’altra volta».

”Uffa!“ Penso tra me e me. Ci risiamo!

È possibile che questo fornitore non riesca a migliorare di una virgola?

È uno dei fornitori più problematici che abbiamo e non riusciamo a farlo migliorare a dispetto dei ripetuti audit che gli abbiamo fatto.

L'RQ di questo fornitore non è poi così male. Ha provato a fare qualche azione di miglioramento.

Purtroppo credo che non abbia sufficiente autonomia di manovra e autorità per eliminare le vere cause dei problemi.

Ho provato allora a salire di livello coinvolgendo anche la Direzione del fornitore. Quest'ultima mi è sembrata essere un po' più sfuggente.

A parole mi ha detto che si sarebbe impegnata personalmente a cambiare la situazione.

Nei fatti, a parte qualche temporaneo miglioramento, tutto è rimasto come prima.

Perso in questi pensieri, mi incammino verso l'Accettazione Arrivi. Appena arrivato, Ivan mi viene incontro facendomi vedere il problema.

«Guarda, Nicola!  L'ennesimo problema del solito fornitore, non se ne può più! Possibile che non si riesca a far niente?

È frustrante continuare a lavorare sugli stessi problemi senza vedere alcun risultato.

Cosa facciamo? Gli faccio la solita Non Conformità? Non mi sembra serva a molto!

Ultimamente poi non si prende neanche la briga di rispondere. Le ultime due NC sono ancora aperte».

E sì, Ivan ha proprio ragione. Per quanto mi sia dato da fare, non sono riuscito a cambiare questa situazione.

Più volte ho parlato anche con Luca, il Responsabile dell'Ufficio Acquisti.

Gli ho spiegato la situazione e gli ho detto che, dopo tutti i tentativi fatti, non vedevo altra via d'uscita se non quella di cambiare il fornitore.

Qual è stato il risultato? È qui davanti ai miei occhi nella staffa difettosa che sto esaminando ora.

Questo fornitore ci vende le staffe e altri prodotti a un prezzo molto competitivo e Luca non ha nessuna intenzione di cambiarlo.

Ogni volta che gli parlo, mi tira fuori la storia che la Direzione gli ha dato un obiettivo di riduzione del costo degli acquisti molto ambizioso e mi liquida in fretta esortandomi a far crescere il fornitore.

All'inizio, ingenuamente accettai la sfida e feci diversi incontri e audit al fornitore.

Oggi, dopo tutto il tempo dedicato, posso dire che mi trovo ancora di fronte a un caso di "Non c’è peggior sordo di chi non vuol sentire".

Il fornitore percepisce chiaramente che è l’ufficio Acquisti che conduce il gioco. Inoltre, ha anche ben capito che per Luca l’aspetto Qualità è secondario rispetto al prezzo.

Forte di questo e del fatto che mi considera meno importante di Luca, a parole mi promette che migliorerà, nei fatti tutto rimane come prima.

Il risultato finale è che io continuo a perdere tempo ed energie nel correre dietro sempre agli stessi problemi.

Che fare? Mi sento impotente.

L'unica strada percorribile sembra essere quella di entrare in conflitto con Luca cercando di forzarlo a cambiare il fornitore. Ma non credo di averne la forza e l'autorità.

La strada della Direzione è già stata provata più di una volta senza successo.

Vista la situazione del mercato, so quanto l'ing. Mancini sia sensibile all'argomento costi. I risparmi che può dimostrare Luca acquistando da questo fornitore sono facilmente quantificabili.

Purtroppo invece, è molto più difficile quantificare i costi, le perdite di tempo e i rischi che corriamo nel mantenere un simile fornitore.

Hmm... non vedo molte vie d'uscita. Anzi, a dirla tutta, mi sembra proprio di essere in un vicolo cieco!

Non so bene cosa dire a Ivan. Non voglio trasmettergli la mia sensazione d'impotenza.

Cerco allora di apparire calmo e sicuro mentre gli dico di procedere a emettere la Non Conformità e che poi avrei parlato nuovamente con Luca.

Non faccio proprio una bella figura con i miei collaboratori.

Percepiscono chiaramente quanto poco riesca a incidere su questo tipo di politiche aziendali e anche loro sono portati a pensare che la "Qualità" sia poco importante e poco considerata in azienda.

Che Fare?

Non è certamente un problema semplice da risolvere. 

Il conflitto tra gli Acquisti e la Qualità nascono in particolar modo quando la Direzione assegna ai rispettivi responsabili degli obiettivi puramente funzionali senza condizioni.  

In parole semplici, quando la Direzione assegna agli Acquisti l’obiettivo di ridurre i costi delle forniture senza porre alcuna condizione sul livello di qualità dei fornitori, gli Acquisti, per riuscire a prendere l’aumento a fine anno, tenderanno a scegliere fornitori low cost di scarsa qualità. 

E poiché i fornitori low cost di scarsa qualità mettono in pericolo l’aumento di stipendio dell’RQ, nascono ovviamente i conflitti tra le due funzioni. 

Purtroppo in questi scontri è facile che la Qualità abbia la peggio, in quanto non è sempre facile dimostrare alla Direzione che la riduzione costi degli Acquisti verrà poi tutta spesa nella gestione dei problemi dei fornitori low cost. 

«Ok bene, tutto giusto», forse stai pensando con un po' d'impazienza, «ma allora che cosa devo fare per risolvere questo problema?»

Perdonami ma devi portare ancora un po’ di pazienza.T

Una prima risposta te la darò tra qualche giorno nel video che pubblicherò in questo canale.

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A risentirci presto!

Roberto