Gestire il proprio tempo
Ho milioni di cose da fare, non ci riuscirò mai.... Non ho il tempo di fare quello.... Ah la mia giornata dovrebbe durare 48 ore... Non ho tempo nemmeno per andare in bagno..... Diciamocelo: quante volte ci siamo sentiti cosi?
Il tempo è una bene importantissimo e saperlo ottimizzare potrà portarci immensi benefici, sia in termini di salute/serenità che di produttività del lavoro.
Le ore a disposizione sono sempre 24, pertanto è fondamentale ottimizzarle al massimo.
Pianificazione degli obiettivi e scelta delle priorità
Come in una partita di calcio non si può attaccare a testa bassa senza criterio, nella nostra vita lavorativa non possiamo fare gli stakanovisti ,caricandoci di mansioni senza alcuna logica.
Essere super impegnati non significa essere super produttivi.
Il primo passo è quello della pianificazione ovvero il programmare le proprie attività stabilendo un orizzonte temporale entro il quale doverle svolgere.
In fase di pianificazione quindi , gli strumenti più utilizzati sono le varie liste di attività da svolgere, magari organizzate su calendari settimanali o mensili.
Per evitare di caricarci di liste impossibili da portare a termine dobbiamo associare alla nostra pianificazione il concetto di priorità:
sicuramente le nostre liste saranno piene di attività e probabilmente il solo leggerle ci caricherà di ansia…
Ma pensiamoci bene: le attività da fare che abbiamo elencato sono tutte importanti? Sicuramente molte di esse non lo saranno, magari sono frutto di un nostro inutile eccesso di zelo ,sono attività non fattibili, o frutto di qualche motivazione strana che ci porta a ritenerle importanti: tutte queste vanno subito depennate o quantomeno retrocesse a secondarie: dobbiamo riconoscerne,con estrema razionalità, la non importanza nell’economia della nostra attività ed la loro dannosità in termini di ansia e stress.
Già solo il gesto di depennarle dalla lista ci darà una prima sensazione di alleggerimento.
Ok,abbiamo eliminato ciò che non è importante, ma abbiamo ancora una miriade di attività importanti in lista ed iniziamo a chiederci ,con un po di preoccupazione, come pianificarle al meglio nell’arco della nostra settimana/mese.
Importanti si… Ma sono Urgenti?
E’ fondamentale riuscire a classificare le nostre attività per urgenza : in questo modo riclassificheremo la nostra lista ed il nostro calendario inserendo negli orari e nei giorni immediatamente seguenti le sole attività urgenti , lasciando per ultime quelle via via ugualmente importanti ma meno urgenti.
Riempire le proprie ore, le proprie mattinate, le proprie giornate, di sole attività urgenti, correttamente ordinate e pianificate , ci permetterà di arrivare alla sera senza quella sensazione di malessere derivante dal senso di incompiuto, ma con soddisfazione e pienezza per essere riusciti a risolvere tutte le “urgenze” della giornata.
Frazionare il tempo in microfasi
Una volta stabilita la scala di priorità Urgente,importante,secondario è importante riempirsi delle frazioni di un ora dedicate alle singole attività urgenti cosi da essere consapevoli che in quell'ora ci si sta dedicando solo a quella specifica attività urgente, con la conseguente giusta concentrazione.
Misurare il proprio tempo
Per qualche giorno teniamo traccia delle nostre attività e dei relativi tempi: ci permetterà di individuare ed eliminare gli sprechi.
Gli errori più comuni in fase di pianificazione
La lista deve trasformarsi in un calendario:
L'errore più comune infatti è quello di riempirsi di “liste di cose impossibili da fare“ : quindi di tutte quelle attività che alla fine rimarranno perennemente incompiute,aumentando solo la nostra frustrazione.
Una volta preparata la lista, con la classificazione urgente,importante e secondaria, vanno inserite nel nostro calendario per pianificare le attività.
Un altro errore è quello di sprecare tempo iniziando un attività quando non si è in condizione di poterla espletare al meglio.
Le email sono il caso più classico:arriva la mail di lavoro mentre sei chissà dove fuori ufficio: una buona risposta immediata è impossibile , ma la tua mente comincia a "macinare" pensieri su pensieri che ti condizioneranno e non ti permetteranno di rispondere con l'adeguata concentrazione.
Il nostro cervello è come un grande hard disk: immagazzina continuamente informazioni , poi si satura, ed ,inevitabilmente, non è "performante".
Anche i pensieri quindi vanno gestiti per priorità: E' importante?E' urgente? cosi da capire se e quando è il caso di "caricarlo" nella propria mente.
Oltre a questo,nel momento in cui arrivi in ufficio sei sottoposto a continui disturbi, riapri la stessa email per l’ennesima volta, la devi rileggere e spendi ulteriore tempo per dare una risposta.
Quanto tempo avresti risparmiato, se avessi consultato quella mail una sola volta, magari in un momento in cui eri sicuro di poterti ritagliare 10 minuti stando concentrato solo su di essa?
Come vedi bastano pochi e semplici accorgimenti per ottimizzare i tempi,pianificando giorno per giorno le varie attività urgenti,dedicando frazioni di giornata per ognuna di esse.
Sicuramente la vostra giornata lavorativa scorrerà più fluida e riuscirai a trovare maggior tempo per te stesso!