Time management: usare strategicamente il proprio tempo

Spesso ci ritroviamo in balia di una miriade di urgenze e di impegni che sentiamo tutti inderogabilmente urgenti ed eccedenti le risorse temporali e mentali a nostra disposizione. Il time management ci insegna che per gestire strategicamente il proprio tempo è necessario invece fermarsi e ristabilire urgenze e priorità.

Le contingenze attuali, i cambiamenti di stili di vita o di lavoro, difficoltà economiche che costringono a conciliare anche più di un'occupazione con la famiglia, distanze spesso considerevoli fra un posto e l'altro da raggiungere possono facilmente eccedere quelle che percepiamo essere le nostre personali capacità di gestione e organizzazione del tempo.

Il tempo scorre, non può essere né fermato né controllato, è in qualche modo la vita stessa.

Aspettarsi di poter letteralmente gestire il tempo è fuorviante giacché scorre a prescindere da noi, incontrollatamente e illimitatamente; ciò che possiamo controllare, limitare o riorganizzare sono le attività con cui lo occupiamo.

Più che gestire il tempo, possiamo gestire noi stessi: l'efficienza non sta nel fare il più possibile, ma nel fare quello che più ci permette di raggiungere i nostri obiettivi prioritari.

In tal senso il time management offre metodi di gestione strategica del proprio tempo insegnandoci sostanzialmente a coordinare e riorganizzare le attività che possiamo collocare al suo interno.

Tempo oggettivo e tempo soggettivo

Siamo abituati a pensare al tempo in termini oggettivi, al tempo inteso come "Kronos", ovvero in senso oggettivo e misurabile;  in quest’ottica il tempo sfugge dalle nostre mani prima ancora che possiamo riuscire ad afferrarlo; non esiste alcun momento presente perché ogni attimo, nel momento stesso in cui lo stiamo vivendo è già trascorso: possiamo solo o volgerci al passato o proiettarci verso il futuro.

Diversa è invece l’accezione del tempo come "Cairos", ovvero il tempo soggettivo, psicologico o narrativo entro il quale assegniamo significati e connessioni agli eventi del “qui e ora” secondo quelle che sono nostre aspettative e i nostri obiettivi (Stern, D., Il momento presente. In psicoterapia e nella vita quotidiana, Cortina, 2005). E’ entro questa risignificazione soggettiva del tempo che possiamo fermarci a riconsiderare la reale importanza dei nostri impegni secondo i nostri piccoli e grandi obiettivi di vita.

Time management: “devo” o “voglio”?

oberati da un’inesauribile mole di incombenzeassolutamente improrogabiletime managementè il momento, paradossalmente, di arrestare la corsa ridefinire le priorità

La regola generale per organizzare le attività e svolgerle con efficienza è ragionare per obiettivi ridefinendo gli scopi a breve e medio e lungo termine delle nostre attività, e differenziando di conseguenza l’importanza che hanno e l’urgenza con cui devono essere portate a termine.

Per il time management Urgente non è sinonimo di Importante!

Tutto ciò che è urgente è anche importante e viceversa? Assolutamente no! Usare strategicamente il proprio tempo significa anzitutto imparare a distinguere da un lato quelle che sono attività importanti, perché legate al raggiungimento di obiettivi più ampi e nel lungo periodo e che come tali possono essere programmate e ridefinite con anticipo.

incombenze urgentipiccole e grandi seccaturestrumenti utiligriglia di decisione di Gen.D. Eisenhower

La griglia di decisione per usare strategicamente il tempo

La griglia di decisione di Gen.D. Eisenhower, aiuta a organizzare strategicamente le attività nel tempo secondo il loro ordine gerarchico di importanza e di urgenza. Queste variabili combinate fra loro definiscono infatti quattro quadranti A, B, C, D : in A ci sono le attività importanti ma non urgenti che possono essere programmate con anticipo, pianificate strategicamente rispetto agli obiettivi e portate avanti successivamente (ad esempio la redazione del piano di studi di uno studente universitario); B corrisponde alle attività urgenti – impreviste o su cui siamo in ritardo - e importanti che hanno la priorità su tutto e non possono essere delegate perché corrispondono ad obiettivi di fondo rilevanti nel medio e lungo periodo e che sono fonte di stress (ad esempio accorgersi di aver tralasciato di studiare un libro per un esame); C è il quadrante delle incombenze urgenti ma non importanti (imprevisti o seccature quotidiane) che possiamo delegare ad altri invece di ostinarci a comprimerle insieme ad altri compiti accumulando inutilmente stress e tensione; infine nel quadrante D le attività meno importanti e meno urgenti che tendono naturalmente a morire da sole se solo glielo permettiamo e non insistiamo a voler saturare il più possibile il tempo a nostra disposizione.

Perché non abbiamo abbastanza tempo?

perché accade di avere la sensazione di non aver mai abbastanza tempo?

tutto e subitoattenzione ai dettagli 

Queste e altre modalità corrispondono in parte a tendenze e tratti di personalità di ognuno, in parte al fatto che spesso si finisce col procedere adempitivamente nell’attendere alle cose da fare perdendo di vista i reali obiettivi con cui le stiamo facendo.

Bioritmi e gestione del tempo nel time management

bioritmi della giornata delle ore in cui accusa maggior stanchezza ed altre in cui riesce invece a raggiungere dei picchi di produttività

Sarebbe allora appropriato cercare di ridistribuire le proprie attività in modo da confinare quelle meno importanti o meno impegnative nei momenti di minor produttività riservando quelle più importanti a momenti in cui si rende di più. Altrimenti, ostinandosi a volersi occupare subito di un compito importante, anche se si è stanchi, si rischia di portarlo a termine con maggior spreco di tempo, quando magari rimandarlo di mezza giornata consentirebbe di risolverlo con minor fatica e maggiore soddisfazione.

Organizzare strategicamente il proprio assetto mentale

Che si utilizzi una mappa mentale, una lista di priorità, una griglia o una qualunque altra tecnica di time management, è utile tener presente che questi suggerimenti non sono né una panacea né una ricetta preconfezionata per trovare una magica soluzione; il modo migliore di utilizzarle è quello di considerarle come strumenti che aiutano a pensare, ad organizzare un assetto cognitivo che, ragionando per obiettivi, consenta di pensare strategicamente per gestire le varie attività nel tempo a disposizione.

Affermava lo scrittore Stephen Littleword: “Non è mai solo questione di tempo, ma è di saper usare il tempo.”