Vademecum ignorante: la mia esperienza con la fatturazione elettronica

In parole semplici ...
1. la fattura elettronica dovrebbe consentire di gestire la fatturazione senza più carta, invio non certificato, perdite di documenti, archiviazione in faldoni.
2. E consentire alle istituzioni di velocizzare e potenziare i controlli incrociati di acquisti e vendite, probabilmente in modo da sparare accertamenti più mirati, boh


Tradotto in fatti
bisogna organizzarsi per emettere e ricevere fatture elettroniche. Per farlo:

1. serve creare un collegamento ULTERIORE con l'agenzia delle entrate, in modo da avere uno spazio comune e ufficiale in cui salvare o cui inviare i propri documenti
2. è necessario utilizzare uno "standard" per creare le fatture, decifrabile anche da un computer: il fatidico formato XML

Indice

• Introduzione
• Note
• Spiegazioni
• Passaggi in breve
• Definizioni
• Faq
• Considerazioni (e polemiche ?)

Note

Nota sui contenuti
questo argomento è ben lontano sia dalle mie passioni sia dal mio lavoro, quindi qui io spiegherò con parole spero semplici come ci si può approcciare alla fatturazione elettronica. In pratica è il riassunto della mia esperienza ancora in atto, spero non confuso ma comunque semplice, privo di alternative e considerazioni che un professionista sicuramente includerebbe in un vademecum, e forse anche con qualche errore. In ogni caso io finalmente sono operativo e ricevo e faccio fatture elettroniche, evviva !

Nota sui link
non voglio fare pubblicità ad Aruba o Register.it, è che loro offrono i servizi di cui parlerò e sinceramente non ne ho valutati altri, quindi prendeteli sempre come un esempio e al limite un'alternativa a ciò che la vostra ricerca più approfondita frutterà.

Spiegazioni

Dunque a fine 2017 tutte le aziende e professionisti hanno già la PEC, che è obbligatoria. Ottimo, perché serve per ricevere le fatture elettroniche !
Un'alternativa alla PEC è il codice destinatario, che viene generato dall'agenzia delle entrate insieme ad un archivio "online" che useremo per depositare tutte le nostre fatture: questo spazio è direttamente collegato al sistema di interscambio dell'agenzia (SDI), quindi in teoria non dovremo inviare nulla al fisco perché avrà già tutto, ma prendetelo con le pinze. In effetti avendo già la PEC non mi sono posto il problema.
Nel caso della PEC invece dovremo provvedere ad inviare fatture emesse e ricevute dalla nostra PEC a quella dell'SDI, cosa che però farà per noi il servizio online di fatturazione che sceglieremo.

Per creare una PEC basta ricorrere a siti accreditati come Aruba.it, Register.it etc.

Per creare un identificativo di fatturazione bisogna andare sul sito governativo dedicato https://www.fatturapa.gov.it, "accreditare" il canale e poi configurarlo

Per comunicare la propria decisione all'agenzia delle entrate bisogna iscriversi al sito https://www.agenziaentrate.gov.it (richiedere il PIN e attendere la parte finale che verrà spedita via raccomandata). Una volta fatto si può inserire la propria pec come indirizzo di destinazione delle fatture elettroniche.

Per gestire, creare e decodificare le fatture elettroniche esistono software appositi, il servizio dell'agenzia delle entrate e servizi online come quelli offerti dai soliti Register.it, Aruba.it e altri che sinceramente non ho avuto il tempo di valutare.

Per inviare le proprie fatture al fisco bisogna seguire alcune guide governative, in particolar modo questa: https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-13.htm
Se si usa la PEC è necessario inviare la prima fattura, e una sola, ad un indirizzo ben preciso, che provvederà poi a comunicarci l'indirizzo PEC a noi dedicato dove inviare le nostre fatture (leggi il manuale linkato sopra).
Se si usa il codice di fatturazione, in teoria l'SDI dovrebbe avere già tutto, ma non utilizzandolo non ne sono sicuro. La guida sopra anche in questo caso ci viene in aiuto.

Se si gestiscono le fatture con servizi di terzi, è possibile che le fatture vengano inviate automaticamente... ecco: io sono a questo punto, sto cercando di capire se devo fare qualcosa su Register.it per configurare l'invio delle mie fatture, o se è già tutto a posto :-D
Ecco le caratteristiche del servizio che uso: https://www.register.it/fatturazione-elettronica/#pgc-29368-caratteristiche-0

Per inserire le fatture ricevute via PEC nel proprio programma di fatturazione, le si dovranno scaricare dall'indirizzo email PEC e importare utilizzando gli strumenti messi a disposizione dal sistema stesso. La voce su Register.it ad esempio è "Import Fatt Acq. B2B", dal menù "Fatt. Elettronica".

Passaggi da fare, da zero a fatturazione

1. Aprire / avere un indirizzo email PEC - https://www.pec.it o https://www.register.it/pec
2. Aprire un account presso il sito dell'agenzia delle entrate - https://www.agenziaentrate.gov.it
3. Pre-registrazione dell’indirizzo telematico: comunicare all'agenzia la propria PEC abbinandola alla propria partita iva e indicando che verrà usata per la fatturazione elettronica - https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/
4. Scegliere e attivare il servizio preferito di gestione della fatturazione – https://www.register.it/fatturazione-elettronica/
5. Creare la prima fattura o importare le fatture ricevute via PEC.

Definizioni

XML
formato delle fatture elettroniche, ma anche di un macello di documenti che si devono inviare o che il fisco produce, spesso senza possibilità di conversione in un formato più comprensibile.
Un file XML è un po' come la vostra rubrica sul cellulare: contiene diversi dati (telefono, indirizzo, nome, note...) di uno o tanti elementi (contatti), ed è interpretabile da un computer.
Dunque la fattura XML è un file di testo con dentro una serie di valori identificati da un nome, ad esempio "nome azienda", "partita iva", "importo netto" eccetera.
I software di gestione della fatturazione elettronica consentono di importare o creare le fatture in formato XML ed esportarli in PDF, con il classico formato della fattura.

SPID
Identificativo digitale "che permette a cittadini ed imprese di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione, inps ....". Si dovrebbe poter fare in posta e in effetti conviene farlo proprio per semplificare l'accesso ai portali delle varie istituzioni (ad esempio se si vuole fare il 730 ...). https://www.spid.gov.it/domande-frequenti

SDI
Sistema di interscambio (tra i contribuenti e il fisco). E' qui che dovremo inviare le nostre fatture tramite PEC o tramite canale accreditato e codice di fatturazione. https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/FAQ_fattura_b2b.htm

PEC
Indirizzo email certificato, obbligatorio per imprese e professionisti, da usare per ricevere e inviare le fatture elettroniche.

Identificativo di fatturazione (o codice destinatario SDI)
in alternativa alla PEC, codice da comunicare quando ci si fa fare una fattura, che identifica il proprio archivio certificato all'interno dell'SDI. https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/FAQ_fattura_b2b.htm

Software / servizio di gestione della fatturazione elettronica
In programma o un servizio online che consente e facilita la gestione della fatturazione. Quando si utilizza un servizio online e si usa la PEC come indirizzo di fatturazione, a noi ci toccherà solo creare le fatture emesse, e "importare" le fatture ricevute in formato XML. Il servizio penserà da solo ad inviare le fatture all'agenzia delle entrate via PEC. Una pagina di gestione consentirà di vedere, archiviare, importare e produrre fatture, e verificarne l'invio telematico. Esempio: https://www.register.it/fatturazione-elettronica/#pgc-29368-caratteristiche-0.

FAQ

Prendo la multa se canno qualcosa ?
Pare che fino a settembre 2019 non ci saranno sanzioni. Ogni giorno la cosa si evolve e partono querele dalle associazioni nei confronti delle istituzioni per i deliri di una pianificazione come al solito fatta col "culatello", quindi boooh.
Inoltre il sistema di interscambio SDI prevede un tempo di 5 giorni entro il quale la fattura emessa può essere rifuitata: in tal caso si ha la possibilità di correggerla ed emetterla nuovamente con la stessa data della prima. In ogni caso ciò non significa che si possano fare fatture a cavolo con cifre a cavolo senza poi doverne affrontare le conseguenze :-)

Come invio le fatture al fisco ?
Se usi un servizio online, ci pensa lui. Ovviamente conviene tenere sempre d'occhio la cosa, verificando dalle sue interfacce che le fatture vengano davvero inviate.... dico così perché sono alle prime fatture e stento a credere che la cosa funzionerà ... :-D

Devo inviare o consegnare anche la fattura cartacea ?
Dal poco che ne so, no. Se richiesta, o se si vuole, si può esportare l'XML in formato PDF e consegnarlo al cliente. Per quanto riguarda la bolla accompagnatoria, è ancora necessaria e attualmente c'è un po' di confusione riguardo al formato della "fattura accompagnatoria non valida ai fini iva". Insomma se si chiama fattura deve essere valida, quindi ancora non so.

Come faccio una fattura ad un privato ?
E' assurdo ma siccome esistono le pubbliche amministrazioni etc, il termine "privato" viene usato online per definire un professionista con partita iva, in modo da differenziare le fatture b2b da quelle "PA". Boh, in ogni caso io ora parlerò di fatture nei confronti di privati veri, quelli SENZA partita iva.
La cosa è semplice, ne ho appena fatta una: si seleziona "tipo fattura B2B/B2C", si mettono 7 zeri ( 0000000 ) nel campo "codice destinatario", non si mettono ne PEC ne partita iva ovviamente, e si produce la fattura. Poi la si converte in PDF e la si stampa per consegnarla al cliente.
In riferimento all'interfaccia di "Register.it", vanno inseriti gli importi al netto di iva nei campi "totali – imponibile", il "totale generale" è iva inclusa, mentre (assurdo) il "totale netto" è sempre iva inclusa, perché in realtà è al netto delle aliquote o importi di cassa previdenziale e robe che io non conosco ne userò mai :-D

Dove trovo delle faq valide ?
https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/FAQ_flusso_fatturazione.htm

Considerazioni

Sinceramente non ne ho, a meno che non si voglia cambiare il titolo in "polemiche" :-D
Sicuramente però mi immagino, in qualità di programmatore, a dover organizzare una cosa simile partendo dagli archivi del fisco per arrivare direttamente sulle scrivanie delle imprese. E' un po' come quando progetto un software che ha una base dati di partenza: mica chiedo ai clienti di smanettare per inserire i loro dipendenti in un sistema che fondamentalmente li conosce già tutti !!! E che faccio, metto un computer per fare gli ordini, uno che insegue la produzione e un altro con la lista dei macchinari in manutenzione ???

Sceeeeme che non sono altro le nostre fantastiche istituzioni

Quindi, avendo il fisco già tutti i dati, avrebbe potuto semplificare tutto:

• appoggiandosi ai suoi server, su quelli di hoster famosi, su Google o che ne so
• facendo progettare un VERO software di gestione semplificato e accessibile, da VERI programmatori di società che vengano pagate per quello che VERAMENTE fanno, e non solo perché possono tuffarsi su appalti e soldi dei contribuenti.
• Progettando un semplice sistema che preleva i dati dei contribuenti dagli archivi dell'agenzia delle entrate (pec compresa), crea un ID di fatturazione, assegna uno spazio web sul mega serverone , genera un messaggio con utente, password temporanea e link al sistema di gestione e lo invia mezzo PEC a TUTTE le aziende e professionisti.
• Utilizzando interfacce semplici e che FACCIANO I CONTI. Cavolo bisogna mettere imponibile, iva e totale, attualmente O.o
• TUTTI avranno un ID di fatturazione così si evita l'importazione delle fatture in XML via pec
• Creando un manuale UNIFICATO che spiega tutto in maniera semplice, in modo che anche un vasaio possa capirci un minimo e, con l'aiuto del nipote smanettone, imparare a accedere e inserire le fatture.
• Evitando anche solo di nominare il formato XML: chi se ne fotte di sta roba ? E' roba che serve per l'interscambio di informazioni... io creo una fattura e il sistema se la gestisce in xml mentre a me fa vedere il PDF, e con l'ID di fatturazione, le fatture in arrivo le vedo direttamente sul software e le scarico in PDF

Insomma, rispettando le persone che lavorano. Come al solito invece le cose sono fatte per poter far girare tutte le istituzioni, riciclare i soldi, far impazzire la gente che così non ha più tempo di fare altro.

Perché, sinceramente io sono convinto che se funzionassero la metà delle cose in questa società di produttori di monetine, noi saremmo sottoposti a meno stress e quindi meno malattie e quindi meno ospedali e medicinali, ma soprattutto più tempo per pensare, capire e combattere per risolvere l'altro 50% dei problemi. Mentre se non funziona un emerito ca**o, con tutte le rotture che si hanno, e ovviamente anche alla ricerca di un po' di tempo per noi e di felicità, chi ha il tempo di andare a prendere quei mascalzoni e farli lavorare come si deve ? Chi ha tempo di capire ? Chi ancora ha le energie per combattere o per rifiutare ? Chi sta a vedere il pelo nell'uovo ? O la schiavitù nei Paesi "fabbrica" ?