Organizzarsi in 5 mosse

Lavorerò fino a tardi, ho una lista infinita di cose da fare!

Questa frase, pronunciata da chiunque (me compresa fino a qualche tempo fa), mi fa lo stesso effetto delle unghie sulla lavagna. 

Hai presente? Grrrrr.......

Non saprei da dove cominciare a spiegare i motivi che scatenano in me questa sensazione sgradevole. Forse perché è indice di una scarsa capacità di pianificazione e di un’errata gestione del proprio tempo o forse perché la persona sembra vittima impotente del proprio destino.

Ecco alcune semplici regole per organizzare al meglio la tua giornata lavorativa ed evitare di soccombere:

1. Munisciti di un’agenda in forma elettronica o cartacea, come preferisci, basta che abbia un calendario dove puoi segnare le attività da svolgere nell’arco della giornata. Il top sarebbe avere la suddivisione oraria, ma stiamo già parlando di un livello da esperto. Non accontentarti di compilare una semplice lista di cose da fare (to-do-list) senza assegnare a ciascun compito un giorno o un momento preciso in cui svolgerlo. Finirai per procrastinare e far diventare quella lista sempre più lunga.

2. Dedica i primi minuti della mattina lavorativa a pianificare la giornata, ordinando i compiti da svolgere in base alla priorità e al tempo che ti richiederanno. A fine giornata, prima di staccare dal lavoro, fai il punto della situazione, così la mattina successiva ti sarà più semplice individuare le faccende ancora in sospeso. Stessa cosa, anche se più a grandi linee, andrebbe fatta all’inizio e alla fine di ogni settimana.

3. Se un compito richiede meno di 2 minuti, fallo subito. Accorcerai in fretta la lista e ti sentirai meno sotto pressione. Poi passa alle faccende più impegnative, secondo la loro importanza e urgenza.

4. Non correre a guardare le e-mails o il telefono ogni volta che ricevi un messaggio o senti uno squillo. Dedica solo due o tre momenti della giornata per controllare la posta e rispondere ai messaggi. Dovranno essere momenti in cui avrai la possibilità di rispondere immediatamente alle richieste ricevute. Questo non solo ti eviterà di perdere momenti preziosi per riconquistare la concentrazione, ma ti eviterà anche di rimuginare sulle possibili risposte da dare, distraendoti dal compito che stai svolgendo. Unica eccezione nel caso tu non possa far attendere i messaggi che provengono dai VIPs (ad esempio il boss, il cliente importante, ecc...). In tal caso assegna loro un suono particolare e riconoscibile e saranno gli unici per cui farai uno strappo alla regola.

5. Prevedi pause da dedicare allo svago (per avere la mente sempre abbastanza fresca) e momenti “buffer”, nel caso di imprevisti o di compiti che prendono più tempo del previsto. Includi nella pianificazione anche momenti o giornate da dedicare alla tua sfera privata. Per una vita equilibrata è importante che te stesso, i tuoi affetti e le tue passioni non passino in secondo piano rispetto al lavoro. 

Per finire do un consiglio, che forse è il più difficile per chi come me tende a voler dimostrare di avere ogni cosa sotto controllo e accontentare sempre tutti:

Ricordati che non puoi fare tutto! Sii realista nella pianificazione delle tue giornate, seleziona quello che veramente ha valore e impara anche a dire di no quando è necessario.