Come avere una postazione di lavoro efficiente: le 5S

"La pratica Rossi? E' qui sotto questa pila di fogli...no, non c'è... magari è nel cassetto... anzi no, mi pare di averla appoggiata da qualche parte tra quelle carte". 

Probabilmente concordate con me che a sentire queste parole il termine "efficienza" è l'ultimo che viene in mente per definire la postazione di lavoro della persona in questione. Una postazione di lavoro efficiente significa una scrivania ordinata, pulita, organizzata, sicura e produttiva.

Il metodo delle 5S arriva dal Giappone ed è solitamente applicato per migliorare l'organizzazione delle postazioni di lavoro in officine e grandi realtà produttive, ma può essere applicato efficacemente anche nel mondo dell'ufficio sulla propria scrivania. 

1. Seiri (selezione): separare ciò che è importante e necessario da ciò che non lo è per mantenere una visione d’insieme sulla postazione di lavoro. Tenete solo il materiale che effettivamente vi serve, evitate ad esempio di accumulare grosse scorte di cancelleria, ma rifornitevi man mano che vi serve. 
2. Seiton (ordine): organizzare la propria postazione di lavoro secondo la frequenza di utilizzo e la comodità (ergonomia), così che ogni oggetto, materiale e foglio abbia il proprio posto e sia pronto all'uso. Ad esempio, penna e block notes sono fondamentali per il lavoro quotidiano e dovranno stare a portata di mano, mentre il nastro adesivo e la pratica di cui ci occupiamo una volta al mese potranno stare nel cassetto della scrivania.
3. Seiso (pulizia): una postazione di lavoro pulita è anche più sana ed influisce positivamente sull'umore (garantito!).
4. Seiketsu (standardizzare): far sì che l'ordine diventi uno standard. Ad esempio utilizzare etichette adesive per individuare i ripiani su cui deporre lo stesso tipo di documenti, non accatastare fogli alla rinfusa, ma ordinarli in base alla priorità, buttare le penne man mano che si scaricano invece di riporle nel portamatite insieme alle altre (credetemi, non è pratica così scontata come sembra). 
5. Shitsuke (autodisciplina): ora che la vostra postazione è diventata efficiente, sforzatevi di mantenerla tale. Riponete ogni oggetto nella sua posizione predestinata, o quantomeno cercate, alla fine di ogni giornata lavorativa, di ripristinare l'ordine ideale, così che il mattino successivo potrete ripartire al massimo del rendimento.

Buon lavoro!

Sonia Franzetti